Dokumentenmanagement ( mit GeHandel und ELOoffice )

Suchen kostet Zeit, und damit Geld. Dabei kann man mit wenig Aufwand Dokumente digital archivieren und hat dann alle Vorteile eines schnellen und sicheren Systems.

ELOoffice – Elektronische Archivierung / Dokumentenmanagementsystem

GeHandel GetränkesoftwareELOoffice Dokumentenmanagementsystem, elektronische Archivierung von BelegenELOoffice ist ein Dokumentenmanagementsysten (DMS) zur elektronischen Archivierung Ihrer Dokumente und Belege. Wir haben in unserem Warenwirtschaftssystem GeHandel eine Schnittstelle realisiert, über die Lieferscheine und Rechnungen automatisch in den entsprechenden Kundenordnern in ELOoffice abgelegt werden.

Der Faktor Zeit

Selbst in einer durchorganisierten Papierablage und einem vollständigen Archiv dauert Suchen seine Zeit, vom Finden ganz zu schweigen. Suchen gehört in einem Büro zum Alltag: wo ist der Rechnungsbeleg, die Bestellung des Kunden, das Schreiben, die Telefonnotiz? Suchen kostet Zeit und ist erst einmal unproduktiv. Die Lösung besteht aus einem flexiblen Dokumenten-Managment-System (DMS).

Die Vorteile

Sind schnell aufgezählt: es geht nichts verloren, jedes Dokument wird innerhalb weniger Sekunden gefunden, die Daten sind revisionssicher archiviert – Ordnung ohne Stress. Und ganz nebenbei kann jede Anfrage eines Kunden sofort am Telefon beantwortet werden, da man die Unterlagen sofort zur Hand bzw. auf dem Bildschirm hat.

Produktiv durch das digitale Archiv

Es geht nicht nur darum, Papier in digitale Form zu überführen, sondern die Mitarbeiter produktiver zu machen. Daher muß es möglich sein, im Mittelstand die technischen Mittel zu nutzen, mit denen auch große Unternehmen ihre Produktivität verbessern. Daher ist das Ziel der GeDV, eine transparente Organisation zu schaffen und eine verständliche Technik für die Mitarbeiter anzubieten, damit der Bürodreikampf "knicken, lochen, abheften" endlich ein Ende hat.

Große Technik auch für kleinere Unternehmen.

Natürlich verfügen kleine und mittlere Unternehmen nicht über die Ressourcen eines Konzerns – aber das ist für eine effiziente Lösung auch gar nicht notwendig. Unsere eigene maßgeschneiderte Anwendung war innerhalb weniger Stunden installiert und einsatzbereit.

Gerade in kleineren Unternehmen muss die Umstellung auf ein neues System auf die Betriebsgrösse und die Mitarbeiter dimensioniert sein.

"An Wissen, das von irgendetwas anderem gespeichert und wieder gefunden werden kann, verschwende ich keine Gedächtnisleistung." Albert Einstein